Facility management (FM) speelt een cruciale rol in zowel grote als kleine bedrijven. FM is verantwoordelijk voor het beheer van gebouwen, infrastructuur, veiligheid en vaak ook voor een aantal operationele processen.

In dit artikel onderzoeken we de belangrijkste risico’s voor facility managers (FM-ers) in België en hoe je deze risico’s beheersbaar houdt.

‍

1. Wettelijke en regelgevende risico’s

In België zijn er tal van wetten en regelgeving omtrent gebouwenbeheer, veiligheid en milieu. Zo is er de Welzijnswet van ’96, de Codex over het Welzijn op het Werk en milieuwetgeving waaronder Vlarema, op handen zijden CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive), alsook Europese regelgeving (ondermeer rond asbest, ventilatie, gevaarlijke stoffen, energiebeheer, afvalverwerking, etc). Het niet-naleven van deze regels kan leiden tot boetes, juridische procedures en reputatieschade voor het bedrijf.

Hoe deze risico’s te beheersen?

Blijf op de hoogte van veranderende wetgeving via vakorganisaties en juridische adviseurs.

• Werk nauw samen met het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk, met de Preventie-adviseur en met de Ondernemingsraad.
• Voer regelmatige audits uit om naleving te garanderen.
• Werk samen met gespecialiseerde externe partijen voor compliance-beheer.

‍

2. Veiligheidsrisico’s en aansprakelijkheid

FM-ers dragen deels ook de verantwoordelijkheid voor de veiligheid van medewerkers, bezoekers en leveranciers. Dit omvat brandveiligheid, noodplannen en het onderhoud van installaties. Ongevallen op de werkplek kunnen niet alleen letsels veroorzaken, maar ook juridische en financiële gevolgen hebben.

Hoe deze risico’s te beheersen?

• Zorg voor een up-to-date veiligheidsbeleid (ISO 45001, VCA, ISO 9001, en ev. het KB Veiligheidscoördinatie van 2001) en daarrond de nodige (basis- en onderhouds-)training voor medewerkers.
• Voer regelmatig controles en onderhoud uit aan installaties.
• Werk met duidelijke protocollen voor noodsituaties en verzekeringspolissen.
• Een crisisactie- en communicatieplan kan tevens nuttig zijn als er relatief grote risico’s gelopen worden.

‍

3. Financiële risico’s

Budgetbeheer is een essentieel onderdeel van facility management. Onverwachte kosten door slecht onderhoud, defecte apparatuur of inefficiënte contracten kunnen een zware impact hebben op de bedrijfsvoering. Door onverwachte zaken of slecht onderhoud kunnen de kosten de pan uitswingen, en dat zal de FM-er in een lastig parket brengen.  De budgetten worden in principe voordat het jaar begint vastgeklikt, en gedurende het jaar ingezet volgens plan. Onverwachte of veel hogere kosten dan hetgeen voorzien is, ondermijnt de positie van de Facility Manager.

Hoe deze risico’s te beheersen?

• Maak gebruik van kostenbeheertools en voorspellende onderhoudssystemen.
• Plan budgetten met een langetermijnvisie en houd rekening met onvoorziene uitgaven.
• Onderhandel slim met leveranciers voor kostenefficiënte contracten.

Wat zijn kenmerken van kostenefficiënte contracten ?

1. Duidelijke SLA’s (Service Level Agreements)
   • Vastgelegde responstijden en prestaties.
   • Transparante afspraken over reparaties en vervangingen.
2. Preventief onderhoud i.p.v. reactief onderhoud
   • Regelmatige controles voorkomen dure storingen.
   • Vermindert stilstand en noodreparaties.
3. All-in of hybride contracten
   • All-in contract: Vaste prijs per jaar, inclusief herstellingen en reserveonderdelen.
   • Hybride contract: Basisbedrag voor onderhoud + apart gefactureerde herstellingen.
4. Flexibele contractduur en schaalbaarheid
   • Mogelijkheid om het contract aan te passen aan veranderende bedrijfsbehoeften.
5. Gebruik van data & IoT voor slim onderhoud
   • Predictive maintenance via sensoren en data-analyse.
   • Bespaart kosten door alleen onderhoud uit te voeren wanneer nodig.

Voorbeelden van kostenefficiënte onderhoudscontracten

• HVAC-contracten (verwarming, ventilatie en airco) met jaarlijkse inspecties.
• Liftonderhoudscontracten met periodieke controles en noodservice.
• IT & netwerkonderhoud waarbij monitoring op afstand storingen voorkomt.

‍

4. Technologische risico’s

Met de digitalisering en automatisering van gebouwenbeheer zijn er nieuwe risico’s, zoals cyberdreiging en systeemstoringen. Slimme gebouwen en IoT-oplossingen brengen veel voordelen, maar ze brengen ook kwetsbaarheden met zich mee.

Hoe deze risico’s te beheersen?

• Zorg voor robuuste cybersecuritymaatregelen en firewalls.
• Neem een verzekering tegen cyberaanvallen.
• Train medewerkers in IT-beveiliging en gegevensbescherming.
• Werk samen met betrouwbare technologiepartners en update je systemen regelmatig.

‍

5. Milieu- en duurzaamheidsrisico’s

Duurzaamheid is een steeds belangrijker thema voor bedrijven, en facility managers spelen een sleutelrol in energiebeheer, afvalreductie en circulaire economie. Niet voldoen aan duurzaamheidsdoelstellingen kan leiden tot reputatieschade en boetes. Bovendien zal de CSRD-regelgeving bedrijven en organisaties dwingen om veel duurzamer met het milieu om te springen en alle mogelijke maatschappelijke inspanningen te staven. Het gaat hier om milieu, maar ook om sociale en governance-factoren. Voor kleinere bedrijven zal die verplichting voorlopig niet opgelegd worden, maar als leverancier aan grote bedrijven die wél CSRD-plichtig zijn, wordt het voor de leveranciers noodzakelijk om de nodige data uit die verschillende domeinen aan te leveren, die de klant nodig heeft voor diens CSRD-rapportering.

Hoe deze risico’s te beheersen?

• Implementeer energie-efficiënte maatregelen en groene technologieën.
• Stimuleer duurzaam gedrag binnen het bedrijf en communiceer er veelvuldig over.
• Monitor en rapporteer over de voortgang van je milieudoelstellingen. Voor grote bedrijven kan dit via CSRD, voor kleinere is VSME een oplossing (VSME staat voor Voluntary Small and Medium Enterprises) via dewelke op vrijwillige basis de nodige CSRD-data kunnen verzameld en aangeleverd worden.

‍

Conclusie

Facility managers in België staan voor een complexe uitdaging waarbij ze een balans moeten vinden tussen operationele efficiëntie, wettelijke naleving en strategische bedrijfsdoelen. Proactief risico’s beheren en inspelen op nieuwe ontwikkelingen, zijn de belangrijkste succesfactoren voor een optimale risicobeheersing.