Le Facility management (FM) joue un rôle crucial dans les grandes comme dans les petites entreprises. FM est responsable de la gestion des bâtiments, des infrastructures, de la sécurité et souvent d'un certain nombre de processus opérationnels.

Dans cet article, nous étudions les principaux risques auxquels sont exposés les Facility Managers (FM) en Belgique et comment les gérer.

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1. Risques juridiques et réglementaires

En Belgique, il existe de nombreuses lois et réglementations concernant la gestion des bâtiments, la sécurité et l'environnement. Par exemple, il y a la loi sur la protection sociale de 1996, le Codex sur le bien-être au travail et la législation environnementale, y compris Vlarema, la prochaine CSRD (directive sur les rapports sur la durabilité des entreprises), ainsi que les réglementations européennes (y compris l'amiante, la ventilation, les substances dangereuses, la gestion de l'énergie, le traitement des déchets, etc.). Le non-respect de ces règles peut entraîner des amendes, des poursuites judiciaires et une atteinte à la réputation de l'entreprise.

Comment gérer ces risques ?

Restez au courant de l'évolution de la législation par l'intermédiaire des syndicats et des conseillers juridiques.

• Travaillez en étroite collaboration avec le Comité pour la prévention et la protection au travail, avec le conseiller en prévention et avec le comité d'entreprise.
• Effectuez des audits réguliers pour garantir la conformité.
• Collaborez avec des tiers spécialisés pour la gestion de la conformité.

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2. Risques de sécurité et responsabilité

Les responsables de FM sont également partiellement responsables de la sécurité des employés, des visiteurs et des fournisseurs. Cela comprend la sécurité incendie, les plans d'urgence et la Maintenance des installations. Les accidents du travail peuvent non seulement provoquer des blessures, mais également avoir des conséquences juridiques et financières.

Comment gérer ces risques ?

• Garantir une politique de sécurité à jour (ISO 45001, VCA, ISO 9001, et éventuellement la coordination de la sécurité; Arrêté Royal (AR) sur la coordination sécurité) et donc la formation nécessaire (de base et de maintenance) pour les employés.
• Procéder à des contrôles et à une maintenance réguliers des installations.
• Travaillez avec des protocoles d'urgence et des polices d'assurance clairs.
• Un plan d'action et de communication en cas de crise peut également être utile lorsque des risques relativement importants sont encourus.

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3. Risques financiers

La gestion du budget est un élément essentiel de la gestion des installations. Les coûts imprévus dus à un mauvais entretien, à un équipement défectueux ou à des contrats inefficaces peuvent avoir de graves répercussions sur les opérations commerciales. En raison d'événements imprévus ou d'un mauvais entretien, les coûts peuvent monter en flèche, ce qui mettra le responsable de la gestion des finances dans une position difficile. En principe, les budgets sont verrouillés avant le début de l'année et déployés comme prévu au cours de l'année. Des coûts imprévus ou beaucoup plus élevés que ceux prévus fragilisent la position du Facility Manager.

Comment gérer ces risques ?

• Utilisez des outils de gestion des coûts et des systèmes de maintenance prédictive.
• Planifiez les budgets dans une perspective à long terme et tenez compte des dépenses imprévues.
• Négociez intelligemment avec les fournisseurs pour obtenir des contrats rentables.

Quelles sont les caractéristiques des contrats rentables ?

1. SLA (accords de niveau de service) clairs
   • Temps de réponse et performances définis.
   • Des accords transparents concernant les réparations et les remplacements.
2. Maintenance préventive au lieu d'une maintenance réactive
   • Des contrôles réguliers permettent d'éviter des défaillances coûteuses.
   • Réduit les temps d'arrêt et les réparations d'urgence.
3. Contrats tout compris ou hybrides
   • Contrat tout compris : Prix fixe par an, y compris les réparations et les pièces de rechange.
   • Contrat hybride : Montant de base pour la maintenance + les réparations facturées séparément.
4. Durée de contrat flexible et évolutivité
   • Capacité à adapter le contrat à l'évolution des besoins de l'entreprise.
5. Utilisation des données et de l'IoT pour une maintenance intelligente
   • Maintenance prédictive via des capteurs et l'analyse des données.
   • Réduit les coûts en n'effectuant la maintenance que lorsque cela est nécessaire.

Exemples de contrats de maintenance rentables

• Contrats HVAC (chauffage, ventilation et climatisation) avec des contrôles annuels.
• Contrats de maintenance d'ascenseurs avec des contrôles périodiques et un service d'urgence.
• Maintenance informatique et réseau où la surveillance à distance permet d'éviter les pannes.

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4. Risques technologiques

Avec la numérisation et l'automatisation de la gestion des bâtiments, de nouveaux risques apparaissent, tels que les cybermenaces et les défaillances du système. Les bâtiments intelligents et les solutions IoT présentent de nombreux avantages, mais ils comportent également des vulnérabilités.

Comment gérer ces risques ?

• Mettez en place des mesures de cybersécurité et des pare-feux robustes.
• Souscrivez une assurance contre les cyberattaques.
• Formez les employés à la sécurité informatique et à la protection des données.
• Collaborez avec des partenaires technologiques de confiance et mettez régulièrement à jour vos systèmes.

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5. Risques en matière d'environnement et de durabilité

La durabilité est un thème de plus en plus important pour les entreprises, et les gestionnaires d'installations jouent un rôle clé dans la gestion de l'énergie, la réduction des déchets et l'économie circulaire. Le non-respect des objectifs de durabilité peut entraîner une atteinte à la réputation et des amendes. En outre, la réglementation CSRD obligera les entreprises et les organisations à être beaucoup plus durables en matière d'environnement et à soutenir tous les efforts sociaux possibles. Cela concerne l'environnement, mais aussi des facteurs sociaux et de gouvernance. Pour les petites entreprises, cette obligation ne sera pas imposée pour le moment, mais en tant que fournisseur de grandes entreprises soumises à la CSRD, il sera nécessaire que les fournisseurs fournissent les données nécessaires dans les différents domaines dont le client a besoin pour ses rapports CSRD.

Comment gérer ces risques ?

• Mettre en œuvre des mesures d'efficacité énergétique et des technologies vertes.
• Encouragez un comportement durable au sein de l'entreprise et communiquez fréquemment à ce sujet.
• Surveillez les progrès réalisés dans la réalisation de vos objectifs environnementaux et établissez des rapports à ce sujet. Pour les grandes entreprises, cela peut se faire via CSRD ; pour les plus petites, VSME est une solution (VSME signifie petites et moyennes entreprises volontaires) grâce à laquelle les données CSRD nécessaires peuvent être collectées et fournies sur une base volontaire.

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Conclusion

Les gestionnaires d'installations en Belgique sont confrontés à un défi complexe qui consiste à trouver un équilibre entre l'efficacité opérationnelle, la conformité légale et les objectifs commerciaux stratégiques. Gérer les risques de manière proactive et réagir aux nouveaux développements sont les principaux facteurs de réussite pour une gestion optimale des risques.