Een kantoorverhuizing is een complex project dat precisie en voorbereiding vereist. Hieronder vind je een gedetailleerde checklist waarmee je je bedrijfsverhuizing vlot kan voorbereiden en uitvoeren. Doorspekt met een aantal praktische tips en voorbeelden.
Maak een realistische schatting van de verhuiskosten. Qua volumeberekening van hetgeen er te verhuizen valt, zijn dit een aantal richtcijfers: per werkpost heb je gemiddeld 3 m3 (kuube) volume aan kantoormeubilair. Qua vergaderzalen moet je ongeveer 10 kuube volume rekenen voor een vergaderzaal van 8 personen. En soms is er nog wat apart stockvolume en een ontspannings- of eetruimte. Qua eindsom reken je het best met een verhuiskost tussen 25 en 60 eur per kuube. Exclusief de stortkosten en de leegmaak van het bestaand gebouw.
Praktische tip: Houd 10% van je budget vrij voor onvoorziene uitgaven. Bijvoorbeeld om tijdverlies te coveren voor een binnenlift die stuk is, of bijvoorbeeld omdat de werf nog niet klaar is, en er dus met twee verhuisdagen ipv met één moet gewerkt worden.
Denk ook niet alleen aan parkeervergunningen, maar ook aan doorrijvergunningen. Voor een parkeervergunning in Brussel moet je minstens 10 werkdagen rekenen.
Stel een tijdlijn op met duidelijke mijlpalen en verantwoordelijkheden. Maak er visueel een overzichtelijk geheel van waarin met kleuren en symbolen duidelijk ieders taken en verantwoordelijkheden opgelijst staan.
Begin liefst 6 maanden voor de verhuisdatum met de planning. Als het sneller moet, lukt dat ook. Maar bij complexe verhuizingen is 4 tot 6 maanden op voorhand ermee starten, aangewezen. Ook om je als klant ervan te vergewissen dat je ploeg gegarandeerd kan worden meerdere dagen na elkaar op de data die jou het beste uitkomen.
Praktische tip: Neem in je projectplan en tijdslijn ook de communicatie mee. Hoe vroeger je draagvlak kan creëren door mensen te betrekken bij de verandering, hoe meer het team haar medewerking zal verlenen.
Bij een kantoorverhuizing of bedrijfsverhuizing moet rekening gehouden worden met duurzaam afvalbeheer. De meeste organisaties gaan naar een kleinere werkomgeving, én het bestaand meubilair is vaak ergonomisch niet meer aangepast voor hedendaags gebruik. Daardoor wordt best veel afval gecreëerd. Ideaal is dat de verhuizer een circulair ontruimingsplan biedt, waarin de aandacht gaat naar de verschillende andere strategieën vooraleer de afvalfase aanbreekt, zoals hergebruik, donatie, doorverkoop of refurbishment. Zo dragen organisaties actief bij aan de circulaire economie, waar producten zo lang mogelijk in omloop blijven.
Samenwerken met gespecialiseerde verhuizers met een kantoorleegmaakdienst helpt om meubels op een verantwoorde manier af te voeren. Denk eventueel ook aan tijdelijke opslag van kantoormeubilair als je ruimte nodig hebt om bruikbare stukken te bewaren voor later gebruik. Door meubels te hergebruiken of te doneren aan non-profitorganisaties, verminder je niet alleen de afvalberg, maar verlaag je ook de totale kosten.
Een bijkomende optie is een interne reservatietool, waarmee medewerkers overtollig meubilair kunnen reserveren tegen een zacht prijsje. Dit verlengt de levenscyclus van de producten en voorkomt onnodig weggooien. Vraag ernaar bij Transmoove, want sommige verhuisbedrijven bieden dergelijke end-of-life oplossingen als extra dienst aan.
Praktische tip: Begin 6 maand voor de verhuis met het inventariseren van al het meubilair. Dit is dé succesfactor bij uitstek om zo duurzaam mogelijk met je meubilair om te springen. Zo kun je tijdig plannen welke stukken worden hergebruikt, verkocht of gedoneerd.
Zorg ook dat de afvalstromen op voorhand bepaald zijn zodat de verhuizing soepel verloopt en je geen onvoorziene kosten maakt. Met een proactieve aanpak beperk je maximaal je ecologische voetafdruk en geef je een duurzaam signaal aan klanten en medewerkers.
Een bedrijfsverhuizing vergt een heel aantal logistieke flows: het start allemaal bij de inventarisatie van je materialen: zodat je weet wat er allemaal mee gaat, wat zal afgevoerd worden, en wat nieuw dient aangekocht te worden.
Vervolgens moeten de verschillende dienstverleners van de te volgen logistieke flows aangesproken worden: een afvalwerker, een doorverkoper van meubilair, een portaalsite zoals tweedehands of nnofshop, een verhuisfirma, een leverancier van nieuw meubilair en een monteur van dit materiaal. Slechts enkele bedrijven in België beiden dit allemaal onder 1 dak. Zo ook de one-stop-shop voor de Facility Manager bij Transmoove.
Praktische tip: Het is belangrijk dat de logstieke flows goed op elkaar afgestemd zijn, want vaak zijn er slechts enkele binnenliften en als iedereen er tegelijk staat, dan zal dit de vlotte uitvoering in de weg staan.
Bij een kantoorverhuis is werknemersveiligheid een absolute prioriteit. Volgens de Belgische regels van de FOD Werkgelegenheid moet het tillen van zware lasten, het afdekken van kabels en de algemene ergonomie voldoen aan strikte veiligheidsnormen.
Om veilig verhuizen te garanderen, is het raadzaam met een erkend verhuizer te werken. Zulke professionals volgen het kwaliteitscharter van BKV, wat aantoont dat zij vakbekwaam zijn en investeren in veilige werkmethoden.
Door de opleidingen en begeleiding die BKV-leden bieden, wordt de kans op valpartijen, rug- en spierletsels beperkt. Ook het correct labelen van dozen, het plannen van looproutes en het maken van goede afspraken rond welke hulpmiddelen gebruikt zullen worden, voorkomt ongevallen.
Bovendien zorgt een professionele verhuizer voor passend materiaal, zoals gekeurde verhuisliften, en een duidelijk veiligheidsbeleid op de werkvloer. Vraag vooraf naar verzekeringen en certificaten en controleer of de verhuizer uitgebreide referentieprojecten kan voorleggen. Wat een VCA-bedrijfsattest betreft (Veiligheid, Gezondheid en Milieu Checklist Aannemers), dit is niet verplicht in de kantoorverhuissector.
Uiteraard moet het verhuisbedrijf wel kunnen aantonen dat er op veiligheid en bescherming wordt ingezet. Referenties of online reviews kunnen nuttige informatie geven over de professionaliteit van de desbetreffende firma. Even grasduinen op socials zoals Linkedin en zelfs op Facebook geeft vaak een goede inkijk op de mogelijkheden van het verhuisbedrijf in kwestie.
Praktische tip: Door te kiezen voor een erkend verhuizer die het kwaliteitscharter van BKV onderschrijft, verminder je de kans op ongevallen, schade en onaangename verrassingen. Zie CBD-BKV
Informeer medewerkers tijdig over de verhuisplannen: Laat hen weten wat er van hen verwacht wordt en tegen wanneer.
Neem met het team op voorhand al eens een kijkje op de nieuwe locatie. Want verandering wekt weerstand op. Probeer dus de negativiteit om te turnen tot iets leuks. Medewerkers gaan inzien dat het een aanzienlijke verbetering wordt ….
Maak goede afspraken, zowel met de verhuizer als met je team. Het meest kosten-efficiënt is dat je de inpak van de inhoud van de kasten door de eigen medewerkers laat doen, omdat ze dan meteen ook een grondige opkuis kunnen doen van het te verhuizen materiaal.
Praktische tip: Organiseer je eigen leegmaak-actie door medewerkers ruimschoots op tijd, en plaats de nodige afvoerkartons op de werkvloer. Zo vermijd je dat de verhuizer al dit materiaal, de inhoud van de kasten, mee inschat in de verhuiskost, of ze zelfs mee verhuist. Zo bespaar je dus heel wat kosten.
Denk eraan om een centraal aanspreekpunt aan te stellen. Bij die persoon zullen medewerkers terecht kunnen bij vragen of problemen. Vooraf, tijdens de verhuis, én na de verhuis.
Communiceer via meerdere kanalen: Gebruik e-mails, interne memo’s en vergaderingen om iedereen betrokken te houden.
Op het einde van de verhuizing, en vooraleer iedereen de eerste werkdag het gebouw betreedt, boek je het best een grondige schoonmaak. Dan is het resultaat extra netjes, met een fijn gevoel voor alle betrokkenen.
Bevraag de medewerkers ook kort, formeel of informeel. Wat loopt goed? Wat vergt nog bijsturing?
Praktische tip: Boek een halve verhuis-nazorgdag ongeveer 2 weken na de kantoorverhuis. Dan kan er op dat moment de nodige praktische nazorg verleend worden zoals een kast hier of daar verplaatsen, een kelder bijkomend netjes zetten, etc. Ook het ophangen van kaders, whiteboards, plantenrekken, kan op dat moment gebeuren. En de laatste stukken voor de afvoer geef je die dag tevens mee. Opgeruimd staat netjes 😉
Het Facilitair Bedrijf van de Vlaamse Overheid heeft met de verhuizing naar het Herman Teirlinckgebouw op de site van Tour & Taxis reeds een hele tijd geleden een indrukwekkend voorbeeld neergezet van circulaire kantoorinrichting op grote schaal. Al 7 jaar blijft dit project actueel en in topvorm, wat bewijst dat duurzaam ingerichte kantoren niet alleen een trend zijn, maar ook op lange termijn waarde behouden. Het inrichtingsproject, met een budget van €2.500.000, omvatte de integratie van circulaire principes in een werkruimte voor 4.000 ambtenaren, verspreid over verschillende Brusselse locaties.
Het project stond voor de volgende uitdagingen:
En misschien de allerbelangrijkste doelstelling: een duurzame werkplek te realiseren die een voorbeeld zou zijn voor andere overheidsorganisaties.
De uitvoering volgde de VRN-principes: verhuis, re-manufacturing, en nieuw meubilair, volgens de principes van de circulaire economie. Dit resulteerde in een strategische aanpak:
Alle bestaande meubels werden geïnventariseerd en beoordeeld op hun staat:
Er werd een menukaart (zoals hieronder) ontworpen met opties voor afdelingen om hun ruimtes op maat in te richten, waarbij duurzaamheid en akoestiek centraal stonden.
De verhuiscoördinatie werd uitgevoerd met behulp van een ‘bollenplan’ om alle logistieke flows efficiënt te plannen. En deze ook visueel duidelijk te maken aan alle betrokken uitvoerders op de werkvloer.
Neem contact op met Transmoove om een voorbeeld te krijgen van dergelijk bollenplan.
Het herwerkte meubilair werd geleverd en geïnstalleerd door Transmoove.
Het project leverde indrukwekkende resultaten op:
Deze casus biedt belangrijke inzichten voor Facility Managers:
Wil je weten hoe wij jouw kantoorverhuizing duurzaam en efficiënt kunnen aanpakken? Neem contact met ons op voor een (circulaire) babbel of voor een vrijblijvende offerte.
Een succesvolle verhuis begint met de juiste partner.
Neem contact met ons op voor een vrijblijvende offerte of een persoonlijke verhuisbegeleiding. Klik hier om onze gratis checklist te downloaden!
Info
+32 (0)2 705 35 35
info@transmoove.org
Locaties
Radiatorenstraat 1 in 1800 Vilvoorde
J. Monnetlaan 1a in 1804 Vilvoorde
Sitemap
Diensten
Circulaire Visie
Jobs
Contact
Privacyverklaring
Insights
Transmoove is een "erkend verhuizer" volgens het kwaliteitscharter van BKV.
Transmoove is sinds 2012 volgens de Vlarema-milieuwetgeving IHM-vergund.
