Un déménagement de bureaux est un projet complexe qui exige de la préparation et de la précision. Vous trouverez ci-dessous une checklist détaillée pour vous aider à préparer et exécuter votre déménagement de bureaux en Belgique sans encombre, agrémentée d’outils pratiques et d’exemples concrets.

‍

Vous avez des questions ou vous souhaitez parler de votre projet ?

Planification et gestion du budget

Établir un budget de déménagement cohérent

Évaluez de manière réaliste tous les coûts. Pour calculer le volume à déménager, voici quelques repères. Comptez en moyenne 3 m³ de mobilier de bureau par poste de travail. Prévoyez environ 10 m³ pour une salle de réunion de 8 personnes. N’oubliez pas d’ajouter le volume des zones de stockage éventuelles ainsi que le mobilier des espaces détente ou cafétéria. Prévoyez un coût de déménagement d’environ 25 à 60 € par m³, hors frais de décharge, de vidage voire de remise en état des bureaux que vous quittez.
‍

Conseil pratique : gardez 10 % de votre budget en réserve pour pallier aux imprévus et éviter les mauvaises surprises. Par exemple, pour couvrir des imprévus tels qu'une panne d’ascenseur interne ou un retard dans les travaux obligeant à prévoir plusieurs jours de déménagement au lieu d’un seul. Pensez aussi aux permis de stationnement et aux autorisations de passage. À Bruxelles, comptez au minimum 10 jours ouvrables pour obtenir un permis de stationnement.

Élaborer un plan de projet détaillé

Établissez un rétroplanning avec des étapes claires et définissez les responsabilités de chacun. Rendez les choses visuelles avec des couleurs et des symboles.

Commencez, si possible, la planification 6 mois avant la date de déménagement. Il est toutefois possible de le faire en des délais plus courts, mais pour les déménagements complexes, il est recommandé de commencer 4 à 6 mois à l'avance. Assurez-vous également auprès de votre prestataire que l'équipe en charge sera disponible plusieurs jours consécutifs aux dates qui vous conviennent le mieux.
‍

Conseil pratique : Incluez également la communication dans votre rétroplanning. Plus vous impliquerez vos équipes tôt dans le processus de déménagement, meilleure sera la coopération.

‍

Gestion des déchets et durabilité

Lors d’un déménagement de bureaux, la gestion durable des meubles de bureau joue un rôle central. La plupart des organisations s'installent dans des espaces plus petits, et le mobilier existant est souvent obsolète. Par conséquent, beaucoup de déchets sont créés. L'idéal est que le déménageur propose un plan de débarras circulaire, qui se concentre sur différentes stratégies avant que la phase de mise au rebut ne commence, par exemple via la réutilisation, le don ou le recyclage. Ainsi, votre organisation contribue activement à l’économie circulaire, où les produits sont maintenus en circulation aussi longtemps que possible.

Collaborer avec des partenaires certifiés ou un prestataire expert en vidage de mobilier de bureau vous aidera à évacuer le mobilier de manière responsable. Envisagez aussi de stocker temporairement certains meubles si vous manquez de place pour conserver des éléments réutilisables ultérieurement. En réutilisant du mobilier ou en le donnant à des organisations à but non lucratif, non seulement vous réduisez vos déchets, mais vous diminuez aussi le coût total du projet.

Une option complémentaire consiste à mettre en place une plateforme interne de réservation permettant aux employés de racheter le mobilier excédentaire à petit prix. Cette initiative prolonge le cycle de vie des produits et évite le gaspillage inutile. Renseignez-vous auprès de Transmoove, car certains déménageurs proposent ce type de solution de fin de vie du mobilier comme service additionnel.
‍

Conseil pratique : commencez 4 à 6 mois avant le déménagement à inventorier tout le mobilier. C’est le facteur de réussite par excellence pour gérer vos meubles de la manière la plus durable. Vous pourrez ainsi planifier à temps quelles pièces seront réutilisées, vendues ou données. Définissez à l’avance les filières d’évacuation des déchets (recyclage, encombrants, etc.) afin d’assurer un déménagement fluide et d’éviter des coûts imprévus. Avec cette approche proactive, vous respectez les exigences légales, vous réduisez votre empreinte écologique et vous envoyez un signal durable à vos clients et collaborateurs.

‍

Préparation des flux logistiques

Un déménagement d'entreprise implique un certain nombre de flux logistiques. Tout commence par l'inventaire de vos biens : pour savoir ce qui part avec vous, ce qui sera évacué, et ce qui doit être acheté neuf.

Les prestataires impliqués ensuite incluent : un gestionnaire de déchets, un revendeur de mobilier, des plateformes de revente en ligne comme Tweedehands ou NNOF Shop, une entreprise de déménagement, un fournisseur et un installateur de nouveau mobilier. Seules quelques entreprises en Belgique offrent tous ces services sous une même enseigne, comme la solution tout-en-un pour le Facility Manager de Transmoove.

Conseil pratique : Il est important que les flux logistiques soient bien coordonnés entre eux, car il n'y a souvent que quelques ascenseurs intérieurs et si tout le monde est présent en même temps, cela nuira à la fluidité des mouvements.

‍

Travailler en toute sécurité

La sécurité du personnel est une priorité absolue lors d’un déménagement de bureaux ou d’entreprise. Selon la réglementation belge (SPF Emploi), le levage de charges lourdes, la protection des câbles au sol et l’ergonomie générale doivent respecter des normes de sécurité strictes. Pour garantir un déménagement en toute sécurité, il est conseillé de faire appel à un déménageur agréé. Ces professionnels adhèrent à une charte de qualité (telle que celle de la CBD-BKV en Belgique) qui témoigne de leur expertise et de méthodes de travail sécurisées. 

Une bonne préparation réduit les risques de chutes, de blessures dorsales ou musculaires. Ne laissez pas vos employés soulever des charges lourdes sans outils adéquats ni formation appropriée. Un étiquetage correct des cartons et une planification des itinéraires de circulation peuvent également prévenir les accidents. 

De plus, un déménageur agréé fournit le matériel adapté, comme des monte-meubles, et applique une politique de sécurité claire sur le chantier. Demandez-lui à l’avance quelles sont ses assurances et certifications (par exemple, la certification VCA – Sécurité, Santé et Environnement pour les entrepreneurs) et vérifiez son expérience des déménagements de bureaux. Des références ou avis en ligne peuvent vous éclairer sur son professionnalisme et son niveau de sécurité.

‍

Conseil pratique : en choisissant un déménageur certifié qui respecte une charte de qualité reconnue, vous réduisez considérablement les risques d’accidents, de dégâts matériels et de mauvaises surprises durant votre projet. Voir: Home - CBD-BKV

‍

‍

Communication fluide et proactive

Une communication fluide est essentielle pour accompagner le changement et maintenir tout le monde informé tout au long du projet. Voici quelques bonnes pratiques pour communiquer efficacement avant, pendant et après la relocation :

• ‍Informez vos collaborateurs suffisamment tôt des plans de déménagement. Chacun doit savoir ce que l’on attend de lui, et à quel moment.
• Visitez ensemble les nouveaux locaux en amont. Le changement peut susciter des résistances : montrez à votre équipe à quel point le nouvel espace sera une amélioration, afin de transformer les inquiétudes en enthousiasme.
• Définissez qui s’occupera des cartons. La solution la plus économique est de confier l’emballage aux employés eux-mêmes. Ils en profiteront pour trier et désencombrer leurs affaires avant le jour J. (Astuce : organisez une opération “vide-bureaux” bien à l’avance et mettez à disposition suffisamment de cartons de recyclage sur le lieu de travail. Vous éviterez ainsi de déménager du matériel inutile et réduirez d’autant les coûts.)
• Désignez un point de contact central. Nommez une personne référente vers qui se tourner pour toute question ou problème – avant, pendant et après le déménagement.
• Utilisez plusieurs canaux de communication. Diffusez l’information via des emails, des notes de service et des réunions d’équipe pour que tout le monde reste impliqué et informé.
• Impliquez les employés dans certaines décisions. Par exemple, sollicitez leur avis sur l’aménagement des futurs espaces de travail ou d’autres aspects pertinents. Ils se sentiront ainsi partie prenante du projet.

‍

Étude de cas : aménagement circulaire à grande échelle au Het Facilitair Bedrijf

Une transformation d’envergure sur le site de Tour & Taxis (Bruxelles)

‍Het Facilitair Bedrijf a réalisé, lors de son déménagement vers le bâtiment Herman Teirlinck sur le site de Tour & Taxis, un exemple impressionnant de réaménagement durable. Ce projet d’approche circulaire pour le mobilier de bureau à grande échelle, doté d’un budget de 2 500 000 €, a intégré les principes de circularité dans l’aménagement d’un espace de travail pour 4 000 fonctionnaires répartis sur plusieurs sites bruxellois. Plus de 7 ans après, ce projet reste d’actualité et en excellent état, ce qui prouve que des bureaux aménagés de façon durable ne sont pas qu’une mode passagère, mais conservent leur valeur à long terme.

Défis et objectifs

Ce projet présentait plusieurs défis :

• Intégrer les principes circulaires : maximiser la réutilisation du mobilier existant et minimiser les achats de meubles neufs.
• Aménagement fonctionnel et esthétique : créer un espace de travail attrayant visuellement, répondant aux standards modernes en matière de durabilité et de fonctionnalité.
• Processus de réalisation efficace : coordonner le déménagement de multiples implantations vers un espace de travail centralisé.

L’objectif principal était de réaliser un lieu de travail durable qui serve d’exemple pour d’autres organisations publiques.

Approche mise en œuvre par Transmoove

Pour répondre à ces défis, Transmoove a suivi les principes VRN – Verhuis (déménagement), Re-manufacturing (reconditionnement) et Nieuw meubilair (mobilier neuf) – en accord avec les fondements de l’économie circulaire. Cela s’est traduit par une approche stratégique en plusieurs volets :

Inventaire et tri :

Tout le mobilier existant a été inventorié et évalué :

• Les meubles en bon état ont été déménagés tels quels vers le nouveau site.
• Les meubles présentant un potentiel d’amélioration ont été modifiés/reconditionnés par Transmoove puis réutilisés.
• Seuls les meubles non réutilisables ont été remplacés par du mobilier neuf.

Proposition de solutions circulaires :

Une « carte de menu » d’options d’aménagement a été conçue à l’intention des différents départements. Chacun pouvait y choisir des solutions sur mesure pour aménager son espace, en mettant l’accent sur la durabilité (réemploi maximal du mobilier) et le confort acoustique.

‍
‍

‍

Planification logistique et exécution :

La coordination du déménagement a été réalisée à l’aide d’un « plan à pastilles » afin d’organiser efficacement chaque mouvement de mobilier. Les meubles reconditionnés ont ensuite été livrés et installés par les équipes de Transmoove dans les nouveaux espaces.

‍

‍

Résultats et impact

Cette approche a abouti à des résultats impressionnants :

• Bénéfices environnementaux : Plus de 70 tonnes de CO₂ émises ont été évitées, soit l’équivalent de plus de 400 000 km en voiture.
• Aménagement durable : la méthode mise en œuvre a abouti à un espace de travail pérenne et respectueux de l’environnement.
• ‍Efficacité prouvée : le projet a démontré que même des initiatives circulaires de grande envergure sont réalisables au sein d’organisations complexes. Sept ans plus tard, l’aménagement est toujours actuel et en excellent état.
  ‍

Leçons à retenir pour les responsables d’infrastructures

Cette étude de cas offre des enseignements précieux pour les Facility Managers et responsables des services généraux :

• Inventaire circulaire : une évaluation systématique du mobilier existant peut générer des économies significatives et éviter des achats inutiles en exploitant au mieux les ressources déjà disponibles.
• Sur-mesure et flexibilité : grâce à la « carte de menu » présentant des solutions circulaires, chaque département a pu exprimer ses besoins spécifiques tout en respectant un cadre durable commun.
• La coordination logistique est cruciale : les différentes stratégies circulaires inspirées de l’économie circulaire (réutilisation, reconditionnement/remise en état, phase de « fin de vie » via rachat, dons aux ressourceries, recyclage, etc.), sans oublier le déménagement lui-même, ajoutent une complexité importante. Pour gérer un tel projet, un processus logistique fluide est indispensable. En d’autres termes, une planification logistique de bureau rigoureuse, mise en œuvre par une entreprise maîtrisant ces processus, est primordiale pour mener à bien un déménagement durable de grande ampleur.

Vous vous demandez comment Transmoove peut rendre votre déménagement de bureaux plus durable et efficace ? N’hésitez pas à nous contacter pour un devis gratuit et sans engagement ou pour un conseil personnalisé en aménagement circulaire.