‍Hoe zorg je voor de juiste voorbereiding van een kantoorverhuizing in België van 500 tot 2000 medewerkers?

Hoe plan je de logistiek van dit geheel het best?

‍

Een kantoorverhuis is een complexe operatie die zorgvuldig gepland moet worden. Transmoove maakt hieronder een tijdslijn op waarbij rekening wordt gehouden met diverse factoren zoals de logistieke flows, de interne communicatie en afspraken met de medewerkers, alsook met de technische vereisten, ingedeeld in verschillende verhuisfases.

‍

Wil je advies of samen nadenken over jouw project?

‍

Fase 1: Voorbereiding (3 tot 6 maanden voor de verhuizing)

‍

1. Projectteam samenstellen:

Benoem een projectleider en stel een stuurgroep samen van sleutelfiguren uit verschillende afdelingen. Facility management, IT en HR, zijn de meest essentiële verantwoordelijkheden die dienen betrokken te worden, maar meer groepen mag ook. Hoe groter het draagvlak, hoe beter. Al is een maximum van 5 tot 7 personen in een stuurgroep een aangewezen richtgetal om naar te streven. Een te grote stuurgroep werkt averechts.

2. Gedetailleerde inventarisatie:

• Maak een gedetailleerde inventaris van alle meubels, apparatuur en andere items die verplaatst moeten worden, met andere woorden een oplijsting van de te verhuizen spullen vanuit de zogenaamde “as is-situatie”.
• Naar de “to be-locatie”: maak een lijst van de vergaderzalen, kantoren en gedeelde ruimtes en bepaal waar alles naartoe moet. Werk met codes per ruimte voorafgegaan door het nummer van de verdieping. Zorg voor een logische opbouw van de “to be-plannen”.
• Beoordeel de IT-infrastructuur (netwerken, servers, telefoonsystemen, werkplekken, etc.) en lijst deze tevens op in de “as is-lijst”.

3. Communicatieplan opstellen:

• Informeer alle medewerkers van de verhuizing en het proces.
• Zorg voor een FAQ of interne website waar medewerkers informatie kunnen vinden over de verhuizing.

4. Opstellen van de nieuwe kantoorindeling, de zogenaamde space planning:

• Werk samen met een interieurarchitect om de indeling van de nieuwe werkruimtes te plannen, rekening houdend met de specifieke behoeften van medewerkers en de vergaderzalen. Nnof, tevens deel uitmakend van Transmoove, kan deze taak op zich nemen.  
• Laat je teams, je gebruikers, mee denken over wat ze nodig hebben. Wat werkt er goed? Wat niet? Hoe moet er in de toekomst gewerkt worden? Welke faciliteiten dienen voorzien te worden?
• Houd rekening met de ergonomie, het gebruik van flexibele werkplekken, en de algemene flow van het kantoor. Ook hiervoor is Nnof de aangewezen partner, als deze nog niet is aangesteld.
• Organiseer een clean-up week, best een 6-tal maanden voor de eigenlijke verhuis. Dit om kosten van de verhuisfirma te vermijden, én om een correcte inplanting van het juiste aantal kasten en andere faciliteiten te kunnen voorzien.

 5. Verhuizing van kritieke systemen plannen:

• Plan de migratie van servers en andere technische systemen. Dit moet zorgvuldig gebeuren om downtime te minimaliseren.
• Organiseer de migratie vooraf onder de vorm van een klein testproject. Kwestie van optimaal voorbereid te zijn als de echte “transfert” dient te gebeuren.
• Stel een gedetailleerde IT- en communicatiestrategie op voor de verhuizing van systemen en netwerken.

6. Verhuisbedrijf en leveranciers kiezen:

• Selecteer een professioneel verhuisbedrijf dat ervaring heeft met het verhuizen van grote kantoren. Vraag de nodige referenties op van projecten vergelijkbaar als dat van jou. Transmoove organiseert dagelijks een 50-tal projecten, die veelal over meerdere dagen gespreid zijn. Meestal eerder middelgrote tot grote projecten dus.

Fase 2: Detailplanning van de verhuizing (1 tot 2 maanden voor de verhuizing)

1. Bepalen van de verhuisdata:

• Kies de verhuisdagen op basis van de bedrijfsluwtes (de iets minder drukke periodes voor jullie bedrijf of organisatie). Daardoor gaan de eigen mensen vlotter hun medewerking verlenen, en krijg je de klus toch vlotter geklaard. Denk eraan dat verhuisfirma’s ook in het weekend of op vrijdagnamiddag (vanaf 15u bijvoorbeeld) de bedrijfsverhuizingen kunnen komen uitvoeren. Dit beperkt de hinder voor het medewerkersteam nog meer ...
• Maak een gedetailleerde verhuisplanning per verdieping en vergaderruimte.
• Meestal werken verhuisbedrijf met een pre-move beweging: de minder cruciale zaken worden overgebracht, complexe demontages gebeuren vooraf, de overbrenging van vergadermeubels, alsook archieven, kelders en (slapende) kantine-inhoud wordt verhuisd. Zo wordt de move zelf al het andere materiaal en meubilair. En wordt in de post-fase, de after-care, enkel nog een aantal zaken fijn afgesteld en/of kort verplaatst, zodat het project als  een perfect uitgevoerde missie wordt ervaren.

2. Verhuisteam en verantwoordelijkheden:

• Wijs specifieke verhuiscoördinatoren aan per afdeling of verdieping.
• Maak een schema voor medewerkers om hun persoonlijke spullen in te pakken en te labelen.

3. Vervoer en logistiek:

• Maak een gedetailleerde planning van het transport van de meubels, apparatuur en documentatie van het oude naar het nieuwe kantoor.
• Regel de levering van alle benodigde verhuisdozen, beschermingsmaterialen en transportmiddelen.
• Zorg ervoor dat er voldoende tijd is voor de montage van werkplekken en vergaderzalen in het nieuwe kantoor.
• Voorzie eventueel tijdelijk meubilair of een tijdelijke zone of organiseer het zo dat de medewerkers tijdens de verhuisdagen thuis werken.

 4. Testen van IT-systemen:

• Zorg ervoor dat alle IT-systemen (computers, servers, telefonie) klaar zijn voor de verhuizing en test de systemen voorafgaand aan de verhuizing.
• Communiceer de precieze tijden van inactiviteit met het IT-team en medewerkers.

‍

Fase 3: De pre-move fase  (1 tot 3 weken voor de verhuizing)

1. Inpakken van documenten en inventaris:

• Start met het inpakken van persoonlijke spullen, documenten en apparatuur. De persoonlijke spullen worden meestal door de medewerkers gedaan. Al de rest door de externe verhuisploeg.
• Maak gebruik van etiketten en kleuren om het inpakken en uitpakken te organiseren, met daarop de “as is-locatie” (als dat handig kan zijn), en vooral ook de  “to be-locatie” (die is absoluut noodzakelijk). Anders komt er geen één doos goed terecht 😉

 2. Verhuislogistiek van vergaderzalen:

• Zorg ervoor dat de vergaderzalen goed zijn gemarkeerd en eerder worden uitgevoerd dan de kantoren van medewerkers. Zo zal het vergadercomplex de eerste zone worden die klaar is.
• Regel de verplaatsing van AV-apparatuur, meubels en vergadermaterialen.

3. Een laatste keer opruimen en inpakken (2-3 dagen voor de verhuizing):

• Vraag medewerkers om hun bureaus en werkplekken minimaal 2-3 dagen voor de verhuizing in te pakken. Dit geeft voldoende tijd voor het verhuisbedrijf om de spullen te vervoeren.
• Zorg ervoor dat IT-apparatuur goed wordt ingepakt en label alles goed, zodat het snel op de juiste plaats wordt aangesloten.

‍‍

Fase 4: De move zelf van dergelijk grootschalig project

‍

• Plan de verhuizing in meerdere etappes, bij voorkeur per verdieping, zodat er geen chaos ontstaat.
• Begin met de inrichting van de vergaderzalen en gemeenschappelijke ruimtes om ervoor te zorgen dat deze ruimte functioneel is zodra medewerkers zich op de nieuwe locatie vestigen.
• Zorg voor voldoende verhuisteams, zodat de verhuizing soepel verloopt zonder vertragingen. Vraag ook aan de verhuisfirma wie de ploegbaas is en of deze kan gegarandeerd worden gedurende de meeste dagen van de verhuizing zelf.
• Zorg ervoor dat er tijdens de verhuizing minimale downtime is voor de IT-systemen. Stel een snel herstelplan op in geval van technische problemen.
• Zorg ervoor dat vergaderzalen zijn uitgerust met de juiste apparatuur en dat vergaderopstellingen worden ingericht volgens de geplande indeling.

‍

Fase 5: Onboarding op de nieuwe locatie

‍

• Zorg voor een korte rondleiding voor medewerkers in het nieuwe gebouw, zodat ze weten waar hun nieuwe werkplekken en vergaderzalen zich bevinden.
• Voorzie duidelijke bewegwijzering om medewerkers gemakkelijk naar hun werkplekken en vergaderruimtes te leiden.
• En organiseer een openingsfeestje – joepie !

Fase 6: Na de verhuizing (1-2 weken na de verhuizing), de after-care

1. Controle en evaluatie:

• Zorg ervoor dat alle werkplekken goed functioneren en dat medewerkers toegang hebben tot de benodigde systemen en apparatuur.
• Voer een controle uit van de vergaderzalen en zorg ervoor dat alle technologie (zoals videoconferencing) goed werkt.

2. Oplossen van problemen:

• Identificeer eventuele problemen zoals defecte apparatuur, logistieke problemen of gemiste items en los deze snel op.
• Bied medewerkers de mogelijkheid om feedback te geven over hun ervaring met de verhuizing en hun nieuwe werkplek.

3. Communicatie en follow-up:

• Blijf communiceren met medewerkers over de status van de verhuizing, eventuele resterende taken of verbeteringen en eventuele feedback voor verdere optimalisatie van het kantoor.

4. Opruimen en ontruimen van oude kantoren:

• Zorg ervoor dat het oude kantoor netjes wordt opgeruimd en dat alle materialen of meubels die niet meer nodig zijn worden weggehaald.

Conclusie

‍

Het succesvol uitvoeren van een kantoorverhuizing vereist een gedetailleerde planning en nauwe coördinatie. Door het volgen van een gestructureerd plan, het verdelen van de taken en het effectief communiceren met medewerkers, kan de verhuizing soepel verlopen. Het uiteindelijke doel is om een nieuwe werkomgeving te creëren die medewerkers efficiënt ondersteunt en bijdraagt aan de algehele productiviteit van het bedrijf. Door een grondige voorbereiding maak je dergelijke projecten tot een succes !

Gouden tips

‍

1. Betrek een ambassadeurs-groepje van eigen medewerkers van bij het begin bij het veranderingstraject. Zo creëer je draagvlak en zal je project vlotter en sneller kunnen slagen.
2. Organiseer een clean-up week een 6-tal maanden voor de eigenlijke verhuis. Dit om kosten van de verhuisfirma te vermijden, én om een correcte inplanting van het juiste aantal kasten te kunnen voorzien.
3. Maak een degelijke presentatie met verhuisinstructies en beelden van wat/hoe/waarom inpakken, of laat dit doen door je verhuispartner. Transmoove bezorgt je een template op aanvraag, en denkt graag met jou na over wat daar allemaal in moet komen. Het ontzorgen van de klant, is waar Transmoove prat op gaat.

‍

Zit je nog met vragen, of wil je eens een rondgang doen met één van onze verhuisexperten in je te verhuizen kantoren?

We zijn stand-by, en zorgen graag voor een oplossing op maat van jouw bedrijf of organisatie.😊